Proposer un rendez-vous à mon client

Trouver un mardi coûte six messages. Vous proposez deux dates, votre client répond deux jours plus tard qu’aucune ne va, vous en proposez trois autres, et la mission n’a toujours pas commencé.

Un rendez-vous sur une commande remplace cet échange par un lien. Vous dites quand vous acceptez d’être réservé, votre client choisit, et le créneau se bloque à son clic.

Il vous faut la permission Gérer les rendez-vous. C’est gratuit sur toutes les formules.

D’abord, quand vous acceptez d’être réservé

Réglages du studio → Rendez-vous. Sept champs, à remplir une fois.

• Jours travaillés. Du lundi au vendredi par défaut.
• À partir de et jusqu’à, vos heures de journée.
• Durée d’un créneau, en minutes. C’est le pas de votre grille : avec 60, on vous réserve à 9h, à 10h, à 11h, jamais à 9h30. Entre 15 minutes et 8 heures.
• Délai minimum avant un rendez-vous, en heures. 24 par défaut, c’est-à-dire « pas pour demain matin ». Zéro autorise dans l’heure qui suit.
• Réservable jusqu’à, en jours. 30 par défaut. Au-delà, votre client ne voit rien : c’est ce qui vous évite un rendez-vous posé en février.
• Ne rien proposer avant le, facultatif. Un congé, ou une semaine déjà pleine.

Une combinaison qui ne laisserait jamais aucun créneau est refusée avec la raison écrite, plutôt que de vous afficher un calendrier vide sans explication. Un délai de 48 heures dans une fenêtre d’un jour, par exemple.

Poser un rendez-vous sur une mission

Sur la commande, onglet Rendez-vous, bouton Proposer un rendez-vous. Trois champs :

• Nom du rendez-vous. « Appel de cadrage », « Shooting », « Visite de repérage ». Votre client le lit.
• Note pour le client, facultative. Ce qu’il doit savoir ou apporter.
• Durée, en minutes. Un multiple de votre créneau, sinon un trou réservable resterait au milieu du rendez-vous.

La durée est figée à cet instant. Si vous passez plus tard vos créneaux de 60 à 90 minutes, ce rendez-vous là garde 60. Personne ne rallonge un rendez-vous déjà inscrit dans l’agenda de quelqu’un.

Vous pouvez en poser plusieurs sur la même mission : l’appel de cadrage, puis le shooting.

Ce que fait votre client

Il reçoit un e-mail à votre nom, sans compte à créer, qui mène au lien de suivi qu’il a déjà. Sur sa page, il voit les jours qui ont au moins un créneau libre, puis les heures de ce jour, en gros boutons. Une chose à la fois.

Son clic réserve, immédiatement. Rien n’est en attente d’envoi, et deux clients ne peuvent pas prendre le même créneau : si quelqu’un l’a pris entre l’affichage de la page et le clic, la page le dit et lui demande d’en choisir un autre.

Ensuite il peut changer de créneau ou dire « Je ne peux plus venir », tant que votre délai minimum n’est pas atteint. Passé ce délai le bouton reste visible et lui explique de vous écrire : ce n’est pas une fonctionnalité qu’il a perdue, c’est une raison de vous parler.

Ce qui part dans les agendas

Des deux côtés, parce qu’un rendez-vous que Kalepio est seul à connaître est un rendez-vous qu’on oublie.

• Votre client a un bouton « Ajouter à mon agenda » sur sa page, et le fichier est joint au rappel qu’il reçoit la veille.
• Vous recevez le fichier avec l’e-mail qui vous annonce le créneau pris. Et sur la fiche de la commande, chaque rendez-vous réservé porte le même bouton, ce qui couvre le cas où c’est vous qui avez noté le créneau au téléphone.

Le fichier se déplace tout seul si le rendez-vous bouge : votre agenda change l’heure de l’événement, il n’en crée pas un deuxième.

Le rappel de la veille

Automatique, une seule fois, la veille du rendez-vous. Il part au nom de votre studio et ne dit rien d’interne : pas de numéro de commande, pas de statut, pas votre note.

Un client dont la fiche ne porte pas d’adresse ne reçoit rien, et rien n’échoue pour autant.

Retrouver vos rendez-vous

Sur votre tableau de bord, un bloc « Prochains rendez-vous » avec les cinq suivants, toutes missions confondues. C’est là qu’on regarde le matin, plutôt que d’ouvrir chaque mission pour savoir si l’une porte un créneau.

Et un rendez-vous non réservé compte comme quelque chose que votre client vous doit : la relance sait le dire, à côté d’un brief sans réponse ou d’un règlement en attente.

Annuler

Le bouton Annuler le rendez-vous est sur la ligne du rendez-vous. Il n’est jamais limité par le délai que vous avez fixé pour votre client : vous annulez quand vous voulez, y compris une heure avant.

Un rendez-vous annulé libère son créneau pour quelqu’un d’autre.

Ce que ce n’est pas

Pas un agenda. Vous ne gérez pas votre temps ici, vous déclarez quand vous acceptez d’être réservé. Concrètement, quatre choses n’existent pas :

• aucune synchronisation avec Google Agenda ou Outlook. Kalepio ne connaît que les rendez-vous Kalepio, donc un créneau pris ailleurs ne se bloque pas ici. C’est à ça que sert « Ne rien proposer avant le », et c’est la limite à connaître avant de s’en servir tous les jours ;
• pas de disponibilités par personne dans un studio à plusieurs : la semaine déclarée est celle du studio ;
• pas de calendrier d’exceptions : une seule date de reprise, pas « fermé le mardi après-midi » ;
• pas de rendez-vous sans mission. Un rendez-vous vit sur une commande, donc l’appel de découverte d’un prospect qui n’a rien commandé n’a pas sa place ici.