Les quatre documents qui suffisent à une mission

L’administratif du travail à la commande a une réputation d’ogre, et c’est faux. Il faut quatre documents et une adresse. Tout le reste est optionnel, et une bonne partie du reste est nuisible.

Cet article est un plan d’ensemble. Chaque partie renvoie vers le sujet en détail, parce qu’aucune ne se résume honnêtement en un paragraphe.

1. Le devis : ce que vous ferez, et ce que ça coûte

Il répond à une seule question, et ce n’est pas le prix : qu’est-ce qui est compris.

Le prix, tout le monde le met. Ce qui manque presque toujours et qui coûte le plus cher, c’est le nombre de tours de retours inclus et le prix du suivant. Un devis qui ne dit rien des tours est un devis qui sera discuté au troisième aller-retour, c’est-à-dire à un moment où vous avez déjà travaillé.

• Ce qu’un devis freelance doit contenir
• Combien de tours de retours prévoir, et comment l’écrire
• Faire valider un devis à distance, sans logiciel de signature

Ce qui casse s’il manque : la discussion de périmètre, six semaines plus tard, sans arbitre.

2. Le brief : ce que le client vous dit, et qui ne bouge plus

C’est le seul des quatre que le client remplit, et c’est le plus important des quatre. Voir la fin de cet article.

Deux propriétés le rendent utile, et la seconde est celle qu’on néglige : il est complet, parce qu’il pose les questions ennuyeuses que personne n’aborde de lui-même ; et il est figé, parce que c’est la seule version que vous pourrez relire dans six semaines sans avoir à croire quelqu’un sur parole.

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• Ce qu’un formulaire de brief doit contenir, par métier
• Les questions à poser, métier par métier

Ce qui casse s’il manque : vous démarrez sur ce qui a été dit au téléphone, et « on avait dit » devient une conversation où vous avez tous les deux raison de bonne foi.

3. La livraison : une adresse, pas un envoi

La distinction tient tout entière dans ces deux mots, et elle ne se voit pas le jour de l’envoi.

Un lien qui expire fait de la livraison un événement. Six mois plus tard il n’y a plus rien à regarder, donc le client écrit, et vous passez quarante minutes à chercher quelle version était partie.

• Livrer des fichiers à un client sans WeTransfer
• Un client revient six mois après et redemande ses fichiers

Ce qui casse s’il manque : le mail « pouvez-vous me renvoyer », indéfiniment, pour chaque client et chaque mission.

4. La facture, et l’ordre dans lequel l’argent arrive

Le document est simple ; ce qui compte est quand il arrive.

Une seule règle porte presque tout : le solde est dû au moment où le client récupère son travail, jamais après. Une facture émise après la livraison n’a plus aucun levier derrière elle, et c’est de là que viennent neuf impayés sur dix.

• Acompte, solde, livraison : dans quel ordre demander l’argent
• Une facture impayée : les trois relances, et après

Ce qui casse s’il manque : l’argent arrive après le travail, donc il arrive tard, donc parfois il n’arrive pas.

Et une adresse : l’endroit où le client regarde

Ce n’est pas un document, c’est ce qui supprime la moitié de vos messages entrants.

Une bonne partie de ce qu’un client écrit n’est pas une demande, c’est une vérification : « où ça en est ? » veut dire « dites-moi que c’est normal ». Un endroit qu’il peut consulter tout seul enlève cette moitié-là, et ce n’est pas un rapport hebdomadaire, ce qui serait un cinquième travail.

• Ce que votre client ne voit pas, et pourquoi il redemande où ça en est
• Où en est chaque mission, sans tableur

Ce qu’il ne faut surtout pas ajouter

C’est la moitié utile de cet article, parce que c’est là que les gens se compliquent la vie.

Un CRM. À moins de gérer une prospection sortante réelle, vous avez des clients, pas des opportunités. Une liste de clients avec leurs coordonnées suffit, et un CRM vide se remarque au bout de trois semaines.

Un outil de gestion de projet. Un tableau à cinq colonnes qui demande à être tenu à jour est une deuxième chose à faire, et c’est celle qu’on saute quand la journée est chargée. C’est-à-dire toujours.

Un contrat pour chaque mission. Dans la plupart des cas, un devis accepté en est un. Le contrat séparé se justifie sur un montant important, une clause de propriété inhabituelle ou un engagement dans le temps, pas sur une mission à huit cents euros.

Un rapport hebdomadaire. Le cinquième travail. Il tient trois semaines et son arrêt est plus visible que son absence n’aurait été.

Un logiciel de signature, par défaut. Il a un vrai domaine, et ce n’est pas la mission courante : chaque étape entre le oui et le démarrage coûte une partie des oui.

Un suivi du temps, si vous facturez au forfait. Il est très utile pour une autre raison, qui est de connaître votre écart d’estimation, et c’est le sujet de combien de temps ça prend vraiment. Mais ce n’est pas un document de la mission.

L’heure de mise en place

Tout ça s’écrit une fois. Concrètement, cette semaine :

1. Écrivez vos questions, une bonne fois, pour votre prestation la plus fréquente. C’est la seule tâche longue de la liste, et c’est celle qui resservira le plus.
2. Faites un modèle de devis qui contient déjà les tours de retours et le prix du tour supplémentaire.
3. Décidez l’ordre de l’argent : combien à la commande, quand le reste. Une fois, pas par mission.
4. Décidez où vit une livraison, et que ce soit un endroit qui existe encore dans un an.

Ensuite vous ne le refaites plus. C’est l’intérêt d’un modèle : le coût est payé une fois et l’économie est mensuelle.

Si vous ne corrigez qu’une seule chose

Le brief. Sans hésitation, et pour une raison structurelle plutôt que par préférence : il est en amont des trois autres.

Un brief incomplet rend le devis faux, puisque vous chiffrez ce que vous croyez. Il rend la livraison fausse, puisque vous livrez ce que vous avez compris. Et il rend la facture discutable, puisque le client compare ce qu’il reçoit à ce qu’il avait en tête et non à ce qu’il avait écrit.

Les trois autres réparent des symptômes. Celui-là est en amont de tout.

Et un formulaire ne suffit pas tout à fait, pour une raison qui apparaît à la troisième mission : un formulaire n’est pas une mission.

Questions fréquentes

Quels documents faut-il vraiment pour une mission freelance ?

Quatre : un devis qui dit ce qui est compris, un brief rempli par le client et figé, une livraison qui est une adresse plutôt qu’un envoi, et une facture dont le solde est dû à la remise du travail. Plus un endroit où le client peut regarder tout seul.

Faut-il un contrat en plus du devis ?

Rarement. Un devis accepté en est un dans la plupart des cas. Le contrat séparé se justifie sur un montant important, une clause de propriété inhabituelle ou un engagement dans le temps, pas sur une mission à huit cents euros.

Faut-il un CRM quand on est indépendant ?

À moins de faire de la prospection sortante réelle, non : vous avez des clients, pas des opportunités. Une liste avec les coordonnées suffit, et un CRM vide se remarque au bout de trois semaines.

Par quoi commencer si on n’a rien mis en place ?

Par le brief, parce qu’il est en amont des trois autres documents. Un brief incomplet rend le devis faux, la livraison fausse et la facture discutable. Les trois autres réparent des symptômes.

Combien de temps prend la mise en place de tout ça ?

Environ une heure, une seule fois : écrire vos questions pour votre prestation la plus fréquente, faire un modèle de devis contenant les tours de retours, décider l’ordre de l’argent, et décider où vit une livraison. Ensuite ça ne se refait plus.