Livrer des fichiers à un client sans WeTransfer

WeTransfer marche très bien pour envoyer un fichier. Le problème n’est pas l’envoi : c’est ce qui se passe ensuite.

Six mois après la mission, le client vous réécrit. « Vous pourriez me renvoyer les fichiers ? » Le lien a expiré, il ne retrouve plus l’e-mail, et vous passez vingt minutes à rechercher un dossier sur un disque externe pour une mission déjà payée.

Ça arrive à tout le monde, plusieurs fois par an, et ce n’est facturable nulle part.

Les quatre problèmes d’un lien qui expire

Il expire. Sept jours. C’est très court pour un client qui part en vacances, et c’est très court pour un fichier qu’il faudra ressortir dans un an.

Il ne dit pas ce qu’il contient. Un dossier compressé nommé livraison_finale_v3.zip ne dit ni quelle mission, ni ce qui a changé depuis la v2, ni ce que le client est censé en faire.

Il vit dans une boîte mail. C’est-à-dire nulle part. Il est sous une conversation, elle-même sous quarante autres, chez une personne qui a peut-être quitté l’entreprise entre-temps.

Il part avant le paiement. C’est le plus coûteux. Une fois le dossier téléchargé, votre facture n’a plus qu’un argument moral. Conditionner l’ouverture au règlement supprime la question avant qu’elle se pose.

Ce qu’une livraison doit contenir

Une livraison n’est pas un dossier compressé. C’est un petit ensemble de choses qui ont chacune leur raison d’être.

• Les fichiers exploitables, dans les formats convenus, nommés de façon lisible par quelqu’un qui n’a pas travaillé dessus.
• Les liens, quand ce que vous livrez n’est pas un fichier. Une adresse de site, une galerie, un dossier partagé, un accès à un back-office. La moitié des métiers livrent ça et pas autre chose.
• Une phrase qui dit ce que c’est. Trois lignes suffisent : ce qui est dedans, ce qui a changé depuis la dernière fois, ce que le client doit faire ensuite.
• Un endroit qui ne bouge pas. La même adresse qu’il avait déjà, celle où il a rempli le brief et où il a suivi l’avancement.

Ce dernier point est le seul qui règle vraiment le problème du message six mois plus tard.

La conditionner, ou pas

Une livraison peut attendre deux choses.

Votre feu vert. Vous préparez tout tranquillement, vous relisez, et vous ouvrez quand c’est prêt. C’est le cas normal, et c’est aussi ce qui évite d’envoyer une version intermédiaire par erreur.

Le paiement. Le client voit que c’est prêt, il paie, et il récupère dans la seconde. C’est le plus efficace des systèmes de relance, et le seul qui ne demande jamais d’écrire un message désagréable.

Le second n’est pas plus dur que le premier. Il est simplement explicite : au lieu de dire « je livre à réception du paiement » dans un e-mail que personne ne relit, la page le dit d’elle-même, au moment où le client la regarde.

Ce qui compte pour vos clients, et qu’on oublie

Un client ne juge pas la livraison sur la vitesse du téléchargement. Il la juge sur deux choses : est-ce qu’il comprend ce qu’il vient de recevoir, et est-ce qu’il saura le retrouver.

C’est pour ça qu’une livraison bien faite se voit. Elle est à votre nom, elle est à la même adresse que le reste de la mission, elle explique ce qu’elle contient, et elle est toujours là dans un an.

Ce que Kalepio en fait

La livraison est attachée à la mission, à la même adresse que le brief et que la discussion. Elle porte des fichiers, des liens, ou les deux, avec un mot d’explication. Elle s’ouvre à votre feu vert ou au paiement, c’est vous qui choisissez, mission par mission.

Et elle ne se périme pas : le client garde le même lien, avant, pendant et après.

Pour la partie d’avant, celle qui décide de ce que vous allez livrer : les questions à poser, métier par métier, et l’ordre dans lequel demander l’argent.

Questions fréquentes

Comment envoyer des fichiers lourds à un client ?

N’importe quel service de transfert marche pour l’envoi. Le problème est ce qui suit : un lien qui expire au bout de sept jours ne sert plus à rien le jour où le client redemande ses fichiers, ce qui arrive plusieurs fois par an.

Faut-il livrer avant ou après le paiement ?

Faites voir avant, donnez après. Le client voit que la livraison est prête, il paie, il récupère dans la seconde. C’est le seul système de relance qui ne demande jamais d’écrire un message désagréable.

Que doit contenir une livraison ?

Les fichiers exploitables dans les formats convenus, les liens quand ce que vous livrez n’est pas un fichier, une phrase disant ce qui est dedans et ce qui a changé, et une adresse qui ne bouge pas.

Comment retrouver une livraison des mois plus tard ?

En la gardant au même endroit que le reste de la mission plutôt que dans une boîte mail. Un lien de transfert vit sous une conversation, elle-même sous quarante autres, chez quelqu’un qui a peut-être quitté l’entreprise.