Suivi de projet freelance : où en est chaque mission, sans tableur

Vous avez cinq missions en cours. Vous savez lesquelles, à peu près. Ce que vous ne savez pas, c’est laquelle attend quelque chose de vous et laquelle attend quelque chose du client.

Alors vous rouvrez trois conversations pour vérifier. Vous retrouvez un message de la semaine dernière où vous demandiez les textes, jamais répondu. Vous relancez. Et vous recommencez le mardi suivant, parce qu’entre-temps deux autres missions ont bougé.

Le problème n’est presque jamais d’oublier une mission. C’est de ne pas savoir, sans chercher, sur quoi chacune est bloquée.

Pourquoi le tableur ne tient pas

Tout le monde en a fait un. Une colonne client, une colonne état, une colonne date, et il est parfaitement à jour le jour où on le crée.

Trois semaines plus tard, il ment. Toujours pour les mêmes trois raisons.

Il n’est pas là où les choses se passent. La mission avance dans une conversation, un e-mail, un message vocal. Le tableur, lui, est dans un autre onglet. Le mettre à jour est un geste séparé, qui ne rend service à personne au moment où il faut le faire, donc c’est celui qu’on saute quand la journée est chargée. C’est-à-dire toujours.

Il décrit ce que vous croyez, pas ce qui est. « En attente client » écrit lundi ne dit pas si le client a répondu mercredi. La seule source fiable reste la conversation, donc vous y retournez, donc le tableur ne vous a rien épargné.

Le client n’y a pas accès. Il continue donc de vous écrire pour demander où ça en est, ce qui est précisément la charge que le suivi était censé alléger.

Un suivi qui demande d’être tenu à jour à la main n’est pas un suivi. C’est une deuxième chose à faire, en plus du travail.

Quatre états suffisent

La tentation, quand on construit son propre suivi, est de découper finement : maquette en cours, première proposition envoyée, retours reçus, corrections en cours. Ça paraît plus précis et c’est inutilisable, parce que chaque état supplémentaire est une décision à prendre à chaque changement, et une occasion de plus de ne pas le prendre.

Quatre suffisent pour à peu près toutes les missions.

• Le brief est arrivé. Le client a répondu, vous n’avez pas encore commencé.
• En cours. C’est chez vous, la balle est dans votre camp.
• En attente du client. Vous avez demandé quelque chose et vous attendez : des textes, une validation, un logo en vectoriel, un paiement.
• Terminée. Livrée, réglée, close.

Ajoutez-y un brouillon pour les missions qui existent avant d’être lancées, et vous avez couvert le cas courant.

La seule distinction qui change une journée

Entre « en cours » et « en attente du client », il n’y a pas une nuance : il y a deux métiers différents.

Ce qui est en cours, c’est votre travail de la journée. Ce qui attend le client, c’est votre travail de relance, qui prend cinq minutes et qui débloque des jours. Ce sont deux listes, on ne les traite pas au même moment, et confondre les deux est ce qui fait qu’une mission dort dix jours sur une question posée une fois.

Si vous ne mettez en place qu’une seule chose après cet article, mettez celle-là : une façon de voir d’un coup d’œil ce qui attend quelqu’un d’autre.

Le suivi du client compte autant que le vôtre

C’est la moitié qu’on oublie, et c’est celle qui coûte le plus cher en temps.

Une bonne partie des messages qu’un client envoie ne sont pas des demandes. Ce sont des inquiétudes. « Où ça en est ? » veut dire « je n’ai rien vu se passer depuis huit jours, et je ne sais pas si c’est normal ». Répondre prend deux minutes ; être interrompu pour répondre en coûte vingt.

Un endroit où le client peut regarder tout seul supprime cette moitié-là. Pas un rapport hebdomadaire à rédiger, ce qui serait un troisième travail : une page qui dit d’elle-même où en est sa mission, ce qu’il a déjà répondu, et surtout ce que vous attendez de lui.

C’est le même argument que celui du cadrage, vu de l’autre bout : cadrer une mission sans dix allers-retours réduit le nombre de fois où vous attendez ; un suivi visible réduit le coût de chacune de ces attentes.

Ce que Kalepio en fait

Chaque mission porte l’un des quatre états ci-dessus, et vos commandes se filtrent dessus. « En attente du client » est la liste que vous ouvrez le lundi matin.

Le même état est écrit deux fois, une fois pour chacun. Vous lisez « En attente du client » ; votre client, sur sa propre page, lit « En attente de votre réponse ». C’est la même information et ce n’est pas la même phrase, parce qu’elle ne s’adresse pas à la même personne.

Votre client garde un seul lien, du premier brief à la livraison. Il n’a pas de compte à créer et rien à retrouver dans sa boîte mail : il ouvre la page et il voit. Ce qu’il a répondu, ce qui est en cours, ce que vous attendez de lui, ce qu’il reste à régler.

Et le tableau de bord compte ce qui vaut la peine d’être compté : les commandes ouvertes, les réponses reçues, ce qui a été encaissé sur la période.

Rien de tout ça ne se met à jour à la main. C’est la seule raison pour laquelle c’est encore juste dans trois semaines.

Pour la partie d’avant, celle qui décide de ce qu’il y aura à suivre : les questions à poser, métier par métier. Et pour la partie d’après, dans quel ordre demander l’argent.

Questions fréquentes

Comment suivre ses projets quand on est freelance ?

En attachant l’état à l’endroit où la mission avance plutôt que dans un fichier à part. Un suivi qui demande d’être tenu à jour à la main est un suivi qui ment au bout de trois semaines.

Quels statuts utiliser pour suivre une mission ?

Quatre suffisent : brief reçu, en cours, en attente du client, terminée. Chaque état supplémentaire est une décision à prendre à chaque changement, et une occasion de plus de ne pas la prendre.

Faut-il un tableur ou un outil pour suivre ses missions ?

Un tableur convient si vous avez deux missions par mois. Au-delà, ce qui pose problème n’est pas la liste mais sa fraîcheur : il faut que l’état se mette à jour parce que la mission avance, pas parce que vous y avez pensé.

Comment éviter qu’un client demande sans arrêt où ça en est ?

En lui donnant un endroit où regarder. La moitié des relances client n’est pas une demande mais une inquiétude, et une page qui dit d’elle-même où en est la mission supprime cette moitié-là.