Ce qu’un devis freelance doit contenir

Un devis mal écrit ne se voit pas au moment de l’envoyer. Il se voit trois mois plus tard, quand le client demande une quatrième version en expliquant que c’était compris, et que vous relisez votre propre document sans y trouver de quoi lui répondre.

Le devis n’est pas un formulaire administratif. C’est le seul endroit où vous écrivez ce que vous faites et ce que vous ne faites pas, à un moment où tout le monde est encore d’accord.

Les mentions obligatoires

Elles ne protègent de rien mais leur absence, elle, coûte quelque chose. En France, un devis professionnel porte :

• Vos identifiants : nom ou dénomination, adresse, numéro SIRET, et le statut si vous êtes en entreprise individuelle.
• Les coordonnées du client, et le nom de la personne qui valide.
• La date d’émission et la durée de validité de l’offre, souvent trente jours.
• Le détail des prestations, ligne par ligne, avec les quantités et les prix unitaires.
• Le prix total hors taxes, la TVA applicable, et le total à payer.
• La mention de TVA si vous n’en facturez pas : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
• Les conditions de règlement : acompte, échéances, moyens de paiement acceptés, pénalités de retard et indemnité forfaitaire de recouvrement.
• La mention « bon pour accord », la date et la signature du client.

Ce sont les cases. Vérifiez-les sur le site des impôts avant de vous fier à une liste trouvée sur un blog, celle-ci comprise : les seuils et les mentions bougent.

Les trois lignes qui évitent les litiges

Aucune n’est obligatoire, et ce sont les seules qui servent vraiment le jour où ça se passe mal.

Ce qui est compris, avec des nombres. Combien de propositions, combien de séries de retouches, quels formats livrés, quelle résolution. « Quelques allers-retours » n’est pas une limite, c’est une invitation à en demander un de plus.

Ce qui ne l’est pas. L’hébergement, les licences de police de caractères, les images de banque d’images, les déclinaisons, la maintenance. Pas comme une mise en garde : comme une information.

Ce dont vous avez besoin pour commencer, et à quelle date. C’est la ligne que personne n’écrit, et c’est celle qui déplace la responsabilité d’un retard là où elle doit être. « Livraison à quinze jours ouvrés à compter de la réception des textes et du logo en vectoriel » est une phrase qui vous épargne une conversation pénible.

Le devis vient après le brief, jamais avant

C’est l’erreur qui coûte le plus cher, et elle est presque toujours commise par politesse : le client demande un prix, on veut être réactif, on chiffre.

Chiffrer avant d’avoir les réponses, c’est deviner. Et une estimation donnée à la légère devient un plafond : le client l’a retenue, il ne la relira pas, et tout ce qui la dépasse ressemblera à une augmentation.

L’ordre qui fonctionne est l’inverse. Le brief, puis le devis. Vous envoyez vos questions, le client répond une fois, et vous chiffrez sur ce qu’il a écrit plutôt que sur ce que vous avez imaginé. Ça prend deux jours de plus au départ et ça évite deux semaines de correction plus tard.

Si le client insiste pour une fourchette avant, donnez-en une en le disant : une fourchette, une hypothèse nommée, et la précision qu’elle sera confirmée après le brief.

Devis, brief, contrat : trois choses différentes

• Le brief dit ce que le client veut. C’est lui qui le remplit.
• Le devis dit ce que vous faites et ce que ça coûte. C’est vous qui l’écrivez, il l’accepte.
• Le contrat, ou les conditions générales derrière le devis, disent ce qui se passe quand ça se passe mal : cession des droits, propriété des fichiers, résiliation, retard de paiement.

Le devis signé fait office de contrat pour la plupart des missions courantes, à condition que les conditions générales soient jointes ou référencées. Pour une cession de droits significative ou une mission longue, un vrai contrat vaut la demi-journée qu’il coûte.

Ce que Kalepio en fait

Kalepio ne fait pas de devis, et c’est une limite assumée plutôt qu’une fonctionnalité manquante : ce qui touche à la facturation appartient à votre comptabilité, pas à un outil de brief.

Ce qu’il fait, c’est la partie d’avant. Les réponses du client arrivent d’un bloc, écrites, datées, avec les fichiers : de quoi chiffrer sur du réel. Les questions à poser, métier par métier, sont ici.

Et la partie d’après : les acomptes et les soldes deviennent des lignes de paiement sur la mission, réglées par lien, sur votre propre compte Stripe. L’ordre dans lequel les demander est là.

Questions fréquentes

Quelles mentions sont obligatoires sur un devis freelance ?

Vos identifiants et votre SIRET, ceux du client, la date et la durée de validité, le détail des prestations, les totaux hors taxes et TVA, les conditions de règlement, et la mention « bon pour accord » avec la signature. Vérifiez les seuils sur le site des impôts, ils bougent.

Faut-il faire un devis avant ou après le brief ?

Après. Chiffrer avant d’avoir les réponses revient à deviner, et une estimation donnée à la légère devient un plafond que le client a retenu et que vous ne pourrez plus dépasser sans que ça ressemble à une augmentation.

Un devis signé vaut-il contrat ?

Pour la plupart des missions courantes, oui, à condition que vos conditions générales soient jointes ou référencées. Une cession de droits importante ou une mission longue mérite un vrai contrat.

Que faut-il écrire dans un devis pour éviter les litiges ?

Trois lignes : ce qui est compris avec des nombres, ce qui ne l’est pas, et ce dont vous avez besoin pour commencer avec la date à partir de laquelle le délai court.